Хранение копий паспортов и дипломов грозит штрафом!
Поиск

Хранение в отделе кадров копий паспортов и дипломов грозит штрафом.

Получайте копии документов, только чтобы предоставить сотруднику гарантии и компенсации. Сведите к минимуму обработку копий личных документов сотрудников, хранение которых вызывает претензии у проверяющих.


Документы, копии которых опасно хранить в отделе кадров: Паспорт; СНИЛС; Военный билет; Диплом об образовании; Свидетельство о заключении брака; Свидетельство о расторжении брака; Свидетельство о рождении ребенка; Свидетельство о перемене имени.

Используйте дан

ные, которые указали в трудовых договорах и личных карточках. При необходимости попросите сотрудника предъявить нужный документ и перепишите из него интересующую информацию.


Есть случаи, когда Роскомнадзор и суды признавали обработку копий неправомерной, даже если они нужны по закону, чтобы, к примеру, назначить пособие. Обосновывали это тем, что работодатель обрабатывает избыточные сведения. Копии личных документов содержат специальные категории персональных данных, например информацию о национальности, которые, по общему правилу, обрабатывать нельзя (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 17 декабря 2013 г. № 15АП-16132/13, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г. по делу № А53-10287/2013 и др.). Вместе с тем копии личных документов часто требуются, чтобы предоставить сотруднику или членам его семьи гарантии и компенсации, например, пособия, путевки и т. п. (ч. 2–5 ст. 5 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). В зависимости от того, закон или локальный акт обязывает работника представить копии, действует разный порядок их получения.

ТК РФ хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились Вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник. За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности. Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор, поэтому, если копии паспортов в личных делах обнаружит инспектор ГИТ, то он об этом сообщит в Роскомнадзор.


Рассмотрим два варианта Ваших действий при получении копий.

1 Копии получают в силу закона.

По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник. Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г. по делу № А53-12557/2013). Прописывать в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании - неправильно.

Нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации. Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч. третья ст. 57 ТК РФ).

Случаи, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа: чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г. № 951н). чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). В этих случаях сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие. Получать отдельное согласие на обработку персональных данных здесь не нужно, поскольку эту обязанность предусматривает закон (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ).


2 Копии получают, чтобы исполнить локальный акт.

Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии. Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д.

Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.). Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии.

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения. Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).

Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т. д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно. Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме.

Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников. Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч. 3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. № 687).

Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных. Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Важные выводы:

Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.


Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.


Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.

Просмотров: 0

© 2018 ООО "ЭКСКО"

  • Facebook - черный круг
  • Black Vkontakte Icon

Тел. +7 (86133) 3-27-61  

Факс +7 (86133) 4-68-65